CMT CONDUIRE UNE REUNION

Prendre la parole avec brio
Introduction

Une réunion loupée, c'est non seulement du temps perdu mais aussi des salariés démotivés. L'Entreprise a demandé à des professionnels de dévoiler leurs « ficelles », celles qui font un tabac.

Pour ne plus jamais infliger à votre auditoire une réunion aussi « rasoir » que celles que vous avez subies tant de fois, lisez ce qui suit. Des pros de la communication nous ont expliqué comment faire pour démarrer une intervention en fanfare. Exit l'improvisation. Une ouverture de discours requiert autant de préparation que celle d'un one-man-show avant le lever de rideau.Pour réussir le lancement d'une réunion vous n'avez que deux minutes : les deux premières. Si les participants décrochent, c'est fichu ! Ce moment fatidique doit donc les convaincre qu'ils s'apprêtent à vivre un moment important, dynamisant, instructif, voire amusant et agréable.Tout un art !
1. Créer la complicité avec son auditoire

Un directeur logistique, soucieux d'exposer une situation complexe à des néophytes, démarra avec cette analogie : « Vous avez déjà été coincé dans les bouchons sur le périphérique. Vous vous êtes sans doute demandé pourquoi cela bloquait puis redevenait fluide et s'immobilisait à nouveau. Ce qui se passe dans nos entrepôts aujourd'hui, c'est la même chose. » Rien de tel qu'une métaphore tirée du quotidien ou qu'une anecdote personnelle pour se mettre à la portée de tous. « C'est une règle d'or pour focaliser l'attention », souligne Catherine Sorzana, formatrice spécialisée en communication orale. Dans le même registre, vous pouvez jouer la carte des affinités. Succès garanti si vous identifiez le bon atome crochu avec votre public. « Qui joue au golf dans cette salle ? » demande, un club à la main, Frédérick Lecoq, directeur marketing de LG, à une assemblée de Coréens. Un tiers des doigts se lève. Il enchaîne : « Qui est bon au golf ? » La moitié baisse la main. « Tout bon golfeur sait que la phase de montée du club est aussi importante que la descente. Idem en marketing. La préparation en amont détermine autant le succès d'une opération que son exécution. »Autre approche : l'autodérision. Mais votre légitimité dans l'entreprise doit être suffisamment bien établie pour vous éviter d'être la risée de tous. « J'avais, comme toujours, écrit à la virgule près les quatre pages de mon discours, entame un manager habituellement froid et rigide. Mais j'ai changé d'avis cette nuit. Pour une fois, j'ai décidé de me lancer sans filet. » Cet aveu lui valut l'attention bienveillante de son auditoire, rapporte Nathalie Bouscass, consultante en management à la Cegos.
2. Jouer l'humour, mais avec finesse

Les Anglais font figure d'experts en la matière. C'est dans leurs gènes. La préparation de leur discours se concentre sur la blague d'introduction. Mais faites attention à votre public et aux différences culturelles si vous tentez cet exercice délicat. Un Américain a projeté à un auditoire français une photographie de son couple en maillot de bain sur la plage... Ce fut un bide, alors que ses compatriotes auraient adoré.Laissez au placard les blagues Carambar et inspirez-vous de la finesse de Thierry Breton. Sa métaphore pour expliquer aux étudiants de Sciences-Po ce qu'est l'économie de l'immatériel est un cas d'école. Une riche Américaine entre dans la boutique Christian Dior de la 5e Avenue et demande à voir la collection de bibis. Stupeur, il n'y en a plus ! Christian Dior, qui se trouve là, s'avance vers elle muni d'un morceau d'étoffe rouge et d'épingles à cheveux et lui confectionne un magnifique bandeau, artistement élaboré et sophistiqué.« Je vous dois combien ? s'enquiert la cliente.- 1 500 dollars, répond le maître.- 1 500 dollars pour un bout de tissu et trois épingles ? »Le couturier, furieux, retire le tout et tend à sa cliente un carton à chapeau où il jette pêle-mêle le matériel.« Cadeau de la maison ! Au revoir, madame ! »« L'immatériel, c'est ça », conclut Thierry Breton. Les étudiants de Sciences-Po n'ont plus besoin qu'on leur fasse un dessin...

3. Jouer le sensationnel, l'inattendu, la provocation

« Le directeur d'un groupe informatique ouvrait toujours ses réunions en annonçant que sa décision était déjà prise ! », se souvient Patrice Stern, professeur à l'ESCP-EAP. Une telle déclaration a certes pu intriguer les participants, mais elle empêchait implicitement toute discussion. Débutez plutôt votre intervention par une annonce sensationnelle du type : « Cette année, nos ventes ont progressé de 20 % ! » Une telle entrée en matière requinquera l'auditoire, à condition que les chiffres soient les bons.Dans un style plus littéraire, utilisez LA citation qui colle avec le thème du jour. Luc Teyssier, de Pygmalion Communication, conseille de l'écrire au tableau de papier pour la lire à voix haute, puis de laisser chacun méditer et, enfin, s'exprimer dessus.Plus originale, l'introduction de Marcel Ducellier, directeur des ventes et des grands comptes chez Still, destinée à faire passer l'idée de différenciation : « J'ai dessiné une orange bleue, puis j'ai raconté l'histoire de la maîtresse d'école s'adressant ainsi à ses élèves : "Aujourd'hui, je vais promouvoir l'un d'entre vous. Dessinez-moi une orange." Sur les 30 élèves, 29 font un fruit orange et un seul une orange bleue. Il est le lauréat. » Depuis, l'orange bleue est devenue le symbole de la philosophie commerciale de Still.
4. Organiser et jouer une petite mise en scène

Incarner James Bond le temps d'une réunion... vous n'y auriez pas pensé. Un directeur commercial a tenté le coup lors d'une convention avec sa nouvelle force de vente. Il est arrivé en smoking, escorté de la directrice marketing déguisée en Lara Croft, avec en fond sonore la BO du célèbre agent 007. Ce culot lui a valu les applaudissements de la salle, conquise avant même qu'il ait parlé !Autre champion de la scène : Steve Ballmer, PDG de Microsoft. Ses apparitions sur fond de musique tonitruante rappellent les concerts de Madonna. « J'ai quatre mots à vous dire, hurle-t-il : I - love - this - company ! [J'aime cette entreprise !] »Etre le spectacle, c'est le concept proposé par Luc Teyssier lors de ses formations en entreprise. Il s'est inspiré de son expérience acquise auprès de comédiens et de metteurs en scène. « Prendre du plaisir est un bon moyen d'en donner », affirme-t-il. A défaut de talent, faites appel à des professionnels. Le comité de direction de NRG France a ainsi embauché une équipe de la Ligue d'improvisation pour mettre en scène son nouveau directeur financier. Un acteur a joué le rôle du prétendant au poste, dont le discours surréaliste a effrayé toute la salle, avant qu'elle ne s'aperçoive de la supercherie. Bonne nouvelle : ce genre de prestation reste abordable avec un budget moyen à partir de 2 000 euros.
5. Dérouter l'auditoire ou le manipuler

François-Xavier Demaison, fiscaliste international devenu humoriste, nous propose l'une de ses techniques d'artiste qu'il appliquerait pour dérouter ses auditeurs lors d'une réunion : « Je démarrerais normalement, en partant d'une situation plausible, pour aller vers des choses de plus en plus absurdes. Toujours sur le même ton sérieux, jusqu'à ce que l'auditoire réalise l'invraisemblance de mes propos. »« Fin manipulateur, le dirigeant d'une grande entreprise avait l'habitude de faire ses réunions sans chaise dans la salle ! Tout le monde restait debout », raconte Patrice Stern, expert en management. Un bon moyen de maintenir les gens éveillés. « Un autre, ajoute-t-il, ouvrait grand les fenêtres en plein hiver avec interdiction de les fermer. » Une pratique digne des méthodes totalitaires. Sans aller jusque-là, prenez-en de la graine !
Les dix bourdes à éviter

1. Raconter une blague de mauvais goût.

2. Prétexter qu'on est gêné par la lumière du projecteur.
3. Se cacher derrière sa présentation PowerPoint.
4. Plonger le nez dans ses notes pour dire : « Bonjour, mesdames et messieurs... »
5. Commencer par : « N'applaudissez pas, attendez que j'aie parlé, vous n'aurez peut-être plus envie de le faire après. »
6. Ou par : « Je ne suis sans doute pas le plus compétent pour parler de ce sujet. »
7. Tourner le dos à l'auditoire.
8. Arpenter la scène à grands pas et de long en large.
9. Mal orienter sa voix dans le micro ou tripoter sans arrêt le bouton.
10. Faire un lapsus !
"Une bonne prise de parole passe d'abord par la posture, la gestuelle"
Luc Teyssier, président de Pygmalion Communication, est coach et animateur de formations en communication.

1.Ouvrir le corps (cela consiste à se redresser) et les bras (pour accueillir).
2. Sourire : cela permet de se détendre et de se rendre sympathique auprès du public.
3. Expirer : vider l'air pour décompresser et ne plus être sous pression. Le sourire se construit sur l'expiration.
4. Regarder son public pour créer le lien et prendre appui sur lui.
5. Avancer vers le public pour se mettre dans une dynamique.
Ces actions peuvent se faire l'une après l'autre ou simultanément.Dans l'ordre proposé, le moyen mnémotechnique est : OSERA.
Conduite de réunion : décryptez les messages non verbaux
Introduction
En se concentrant uniquement sur ce qui se dit en réunion, vous risquez de passer à côté d'informations très utiles. La prochaine fois, observez aussi le comportement de ceux qui sont assis autour de la table.

Dans une de ses dernières newsletters adressées aux dirigeants d'entreprise, RHR International, société de conseil spécialisée dans la psychologie du comportement des personnes et des groupes et dans le fonctionnement des organisations, recommande de prêter attention au process knowledge. « Il ne s'agit pas d'une méthodologie stricte, plutôt de différents éléments entrant dans le processus de décision et auxquels nous recommandons de prêter attention, explique Olivier Schobbens, directeur général.Cela permet de renforcer son aptitude à convaincre et à influencer le cours des choses. » Pour améliorer ses capacités d'observation et mieux comprendre la façon dont un groupe prend ses décisions, quelles sont les motivations, les inquiétudes et les ambitions des participants, cinq types d'informations sont utiles. Une grille de lecture à garder à l'esprit lors de vos prochaines réunions.Un petit conseil pour commencer : mieux vaut affûter d'abord vos talents d'observation lors de réunions où vous êtes un simple participant, plutôt que lorsque vous devez mener les débats.
Les cinq comportements à analyser
Si le groupe participe, c'est que le sujet le galvanise. Un long silence trahit au contraire une question que tout le monde hésite à aborder.

1. Les comportements physiques
On le sait, le langage non verbal est souvent au moins aussi éloquent que les mots qui sont échangés. Mais, souvent, on oublie d'y prêter attention en réunion, parce que concentré sur son argumentaire. L'absence de contact visuel entre deux participants, les mouvements des pieds et des mains, la voix qui dérape, le participant qui décide de quitter la salle ou celui qui se penche en avant pour participer à la discussion sont autant de signaux à garder à l'esprit. Lorsqu'un des intervenants garde obstinément les yeux fixés sur la table alors qu'il exprime son accord sur un des points à l'ordre du jour, c'est sans doute l'occasion de lui poser davantage de questions pour l'amener à exprimer ses réserves.2. Le processus de prise de décisionQui prend la parole ? Qui exprime son point de vue ? Qui dirige les débats ? Qui prend la décision finale ? Les PDG qui affirment privilégier un style participatif mais qui donnent leur opinion en début de réunion et n'encouragent que les interventions qui renforcent leur point de vue, cela n'est pas rare ! L'inverse s'observe également... « Hier, j'étais sur le site d'une usine d'une grande société européenne, raconte Olivier Schobbens. Le directeur du site a une sainte horreur des patrons autoritaires : il veut privilégier la délégation et se veut sympa et ouvert. Mais l'équipe de management connaît d'énormes conflits, avec des habitudes historiques solidement installées. Quand certains apportent des idées, parfois tout simplement nouvelles, parfois mal préparées, d'autres fortes personnalités réagissent très négativement, en lâchant : "Vous n'y connaissez rien, vous n'êtes là que depuis cinq ans, moi depuis quinze ans !" Si la personne qui a formulé la proposition est un gars gentil, tout le monde se tait et il n'y a pas de décision. Si elle persiste, cela dégénère en conflit, et le responsable du site se plaint qu'on lui demande toujours de jouer les arbitres et de prendre toutes les décisions. Il confond le fait de décider sur le fond et sa responsabilité, qui est de définir et de mettre en oeuvre les règles du jeu. Si un jeune vient avec une nouvelle idée en réunion, il pourrait l'arrêter et lui demander de faire le tour des chapelles avant de revenir avec une proposition. » Un travail de maturation presque toujours indispensable. « L'erreur typique, quand on a identifié un problème, est de le déposer immédiatement sur la table en réunion, avec une proposition de solution, poursuit Olivier Schobbens. Souvent, cela provoque un rejet épidermique. En brûlant l'étape de sensibilisation de ses collègues, on perd du temps. Certains hésitent à faire ce travail, qu'ils considèrent comme de la politique au sens négatif du terme, alors que c'est d'abord un signe de respect des sensibilités de chacun. »3. Les expressions émotionnellesParfois, les participants expriment leur désaccord calmement et de façon mesurée. Mais il arrive aussi que les éclats de voix et les intonations agressives dominent les débats. Il y a les gestes d'humeur évidents, comme taper sur la table ou jeter son stylo par terre. Un élément particulièrement révélateur : le rire. « C'est contre-intuitif, souligne Olivier Schobbens. Les gens ont l'air détendu, mais, souvent, un rire trahit la nervosité de groupe ou son attitude négative envers les idées d'un participant. » Nouveauté : l'utilisation intensive du Blackberry, qui peut dénoter une tendance à se cacher et à ne pas s'exposer en participant activement à la décision.4. La dynamique des réunionsLe rythme de la discussion indique clairement quelles sont les préoccupations principales du groupe, et permet de discerner les sujets que ses membres abordent aisément. Si tout le groupe participe, le sujet le galvanise. Un long silence, en revanche, peut signifier que le groupe ne trouve pas le sujet très important. Mais il trahit une question que tout le monde hésite à aborder. « C'est ce que les Anglo-Saxons appellent l'éléphant dans la pièce, remarque Olivier Schobbens [voir l'encadré]. Mon conseil ? Déployez vos antennes et, lorsque vous captez quelque chose, rendez-le explicite. N'importe quel participant peut ainsi jouer le rôle du médiateur, en faisant par exemple remarquer de manière respectueuse et constructive que, là, il semble y avoir un noeud. Parce que, sans nommer le problème, il est impossible de le résoudre. »5. La dynamique interpersonnelleComment les individus interagissent et comment ils se répartissent les interventions est révélateur des relations que les participants entretiennent entre eux. Le PDG intervient-il sur les grandes lignes, en passant la parole au directeur général pour exposer les détails des activités, qui lui-même fait appel au directeur financier pour expliquer une transaction particulièrement compliquée ? C'est sans doute le signe d'une confiance mutuelle, et du respect de chacun de l'expertise des autres. A l'inverse, si un intervenant attaque régulièrement les propositions d'un autre, ou met habituellement son expertise en doute, il y a fort à parier qu'ils sont en conflit... Plus subtiles, parfois, les alliances, qui font qu'un membre de l'équipe vient à la rescousse d'un autre.A surveiller aussi, de façon générale, les changements d'attitude des participants : si quelqu'un s'exprime de manière argumentée, donne son accord trop rapidement à la proposition d'un de ses collègues, il peut être intéressant de chercher à obtenir des informations additionnelles

Sachez détecter la présence d'un éléphant mort dans votre équipe

Qui est-il ? C'est le sujet qui est sous notre nez, dont personne n'ose parler (problème trop chargé d'émotions, sujet qui fait peur, qui met tout le monde mal à l'aise) et dont l'odeur polluera l'atmosphère et nuira à la qualité du travail de tous.Comment le reconnaître ? Aux sourires crispés, aux regards qui s'échangent lors des réunions ou aux grands blancs que suscite le sujet en réunion. Ou lorsque les gens ne réagissent plus à vos idées ou à votre avis de la manière attendue.Comment s'en débarrasser ? Pas en l'évitant en tout cas. Il faut au contraire le mettre en lumière. Questionnez et écoutez de manière informelle et individuelle les membres de votre équipe. Et si possible en dehors du contexte du bureau. Dès que la nature de l'éléphant est clarifiée, parlez-en de manière formelle et en public. Ne donnez pas de noms. Dites simplement : certains d'entre vous m'ont parlé de... ou certains d'entre vous se demandent... Vous montrerez ainsi que le problème est dans l'esprit de tous.Appelez l'éléphant par son nom : pas d'euphémismes ou de mots vagues. Et montrez que vous ne le sous-estimez pas. Parlez des dimensions émotionnelles qui entourent l'éléphant. Elles font partie du problème puisqu'elles ont pollué la communication à son sujet. Demandez à votre équipe ce qu'elle en pense. Vous n'êtes pas obligé d'être d'accord avec un avis mais le laisser s'exprimer fait partie de la résolution du problème.Une fois la discussion terminée, une série d'actions auront probablement été décidées. Assurez-vous qu'elles sont suivies d'effets, que les résultats attendus sont atteints et que le problème ne revient pas un peu plus tard ou sous une autre forme.

Il était une fois... une réunion parfaitement réussie
Introduction

Agréable, vivante, rythmée, animée, mais aussi pertinente, efficace, créative... et surtout courte. Telle est la réunion qui n'existera jamais. Mais on peut tenter de s'en approcher. Voici comment.

Dans la vraie vie, il y a deux sortes de réunions vraiment réussies. La réunion annulée, providence des timides et des surbookés, qui présente cependant l'inconvénient de reculer pour mieux sauter. Et la réunion que L'Entreprise vous raconte ici, conviviale, créative et, surtout, efficace. Mais n'ayez pas de complexes : une telle réunion n'a jamais existé et n'existera sans doute jamais. Cela dit, rien n'empêche de progresser...Constituée d'un kaléidoscope des meilleures pratiques et astuces recueillies auprès d'animateurs ou de participants expérimentés, la réunion idéale que nous avons reconstituée devrait vous aider à améliorer la qualité du travail de groupe dans votre entreprise si vous êtes en charge de l'organiser ou de l'animer.En voici donc le déroulement détaillé, avant, pendant et après le jour J, raconté à la première personne par son hypothétique et talentueux animateur.
L'avant-réunion : ne rien laisser au hasard.
Mieux vaut pas de réunion du tout, plutôt qu'une réunion mal préparée ou pire, ratée.

J-31 : ma réunion est-elle vraiment nécessaire ? Toutes les situations ne justifient pas d'organiser une réunion , et mieux vaut pas de réunion du tout qu'une réunion ratée...En l'occurrence, celle que je suis chargé de préparer vise à faciliter une décision que prendra ensuite notre direction. Il s'agit d'un brainstorming. Premier piège à éviter : la dramatisation.Karine Dussert-Sarthe, responsable marketing haut débit chez Orange, était obsédée par l'efficacité. « Je mettais mon équipe sous pression, je voulais un résultat immédiat. Or je me suis aperçue que les gens supportaient mal ce rythme. Ils avaient aussi besoin de se retrouver pour s'informer, se connaître les uns les autres, entretenir la relation. J'ai alors proposé des réunions plus informelles, sans qu'il y ait nécessairement un problème à résoudre, mais pour maintenir la cohésion et la motivation de l'équipe. Aujourd'hui, l'ambiance est bien meilleure et j'obtiens d'une autre manière mon efficacité ! »> J-30 : nous serons 9, pas un de plus ! « Plus que les Grâces et moins que les Muses », tel est le nombre idéal de participants à une réunion, selon Didier Noyé, directeur associé à Insep Consulting. Si on est trop nombreux, les discussions sont laborieuses et les apartés, tentants. Les plus réservés se taisent. Du coup, je n'invite pas ceux qui ne participent pas à la décision. Mais j'ai prévu d'informer ensuite par mail toutes les personnes concernées par le thème de la réunion. Il n'a pas été facile d'expliquer à mon PDG, qui me disait qu'il aurait dû être « politiquement » présent à cette réunion, de s'abstenir. Je pense que sa présence aurait gêné certains intervenants. Je m'en suis tiré en lui proposant de nous rejoindre à la pause-café, histoire de nous manifester son soutien et de nous prodiguer ses conseils. Quant à l'expert très bavard auteur de l'étude qui va servir de base à la discussion, je ne l'ai invité que pour la première demi-heure. Il fera son exposé et partira ensuite. Sa participation à la discussion aurait été intimidante pour ceux qui ne sont pas des techniciens.Je fixe la date et l'heure : mardi 4 octobre, 9 heures-10 h 30. J'ai commencé par vérifier en premier lieu les disponibilités de ceux des participants dont l'agenda est le plus chargé : le directeur commercial et le DAF.Pourquoi mardi ? J'ai évité les mercredis et vendredis, jours moins fréquentés pour cause de RTT... et je me suis réservé le lundi pour finir de préparer.Pourquoi 9 heures ? L'écoute est meilleure le matin et les gens arriveront directement : ils n'auront pas d'excuse pour être en retard.Pourquoi 10 h 30 ? Parce qu'il faut savoir finir une réunion ! Et qu'une telle durée oblige à en limiter strictement l'ordre du jour. On parlera d'un sujet et d'un seul !> J-3 semaines : j'envoie mes invitations par mail en précisant...- l'objet et le type de la réunion ;- la liste des participants ;- que je souhaite une réponse.> J-10 à J-2 : je prépare ma réunion. Sa réussite en dépend.- Je rassemble les informations, chiffres, faits utiles ; je rencontre tous ceux qui peuvent me fournir des renseignements.- Je formule la problématique sous la forme d'une question à laquelle la réunion devra apporter une ou plusieurs réponses ou indiquer les démarches pour en obtenir.- Je fais un plan du déroulement de la réunion, j'anticipe les questions posées.- Je rédige les documents qui serviront de support à la discussion.> J-7 : Je relance les personnes qui n'ont pas répondu et je rappelle la date à ceux qui ont déjà répondu.> J-5 : Je rédige l'ordre du jour, qui est le « menu » de ma réunion, et je l'envoie par mail à tous les participants, avec les documents qui vont servir de support à la discussion. Cela permet à chacun de se préparer et de s'imprégner du sujet, de réfléchir aux questions qu'il pourrait poser et de me faire part d'éventuels points de désaccord. Bref, du temps gagné !Le truc d'Antoine Rameau, chargé d'affaires grands comptes chez Air France : « L'important, c'est la préparation de l'ordre du jour. Lorsque je réunis mes commerciaux, j'établis toujours un ordre du jour interactif : il faut que chacun d'entre eux se retrouve dans les faits que je décris, il faut qu'ils voient qu'ils ont été acteurs, et il faut qu'ils aient des choses à apporter. En faisant cela, je veux les responsabiliser et les motiver. Et ça marche ! »> J-3 : je règle les questions matérielles. Je fais le point avec mon assistante sur le matériel nécessaire, je prépare les documents à photocopier, j'imprime les transparents. Je vérifie que la salle est toujours bien réservée. Enfin, je charge explicitement un secrétaire de séance, dont je connais les capacités, de prendre des notes pour le compte rendu.

Faire ou ne pas faire de réunion ?
Quand faut-il organiser une réunion ?
- Pour donner ou obtenir des informations ou des conseils.- Pour faire participer l'équipe à une décision.- Pour régler collectivement certains problèmes.
Quand faut-il s'en passer ?
- Quand les problèmes concernent deux ou trois personnes seulement.- Quand on manque d'information et/ou de temps pour préparer, que le sujet n'est manifestement pas « mûr ».- Quand on peut facilement faire autrement : discussion au téléphone, échange de notes ou de mails, entretiens en tête à tête.- Quand le groupe est hostile. On a besoin de sérénité pour faire un travail collectif.
Le jour de la réunion : Les enchaînements
Mardi 4 octobre, 9 heures : on commence à l'heure pile, et tant pis pour les retardataires.

La salle est prête, les cafés sont servis. On commence à l'heure pile, et tant pis pour les retardataires. Cela donne tout de suite le ton. Marie Montaigne, contrôleuse de gestion dans un groupe de presse, raconte ce qui se passe si l'on n'a pas cette discipline. « Dans mon service, tout le monde arrive systématiquement en retard aux réunions. Pourquoi ? Parce qu'on sait qu'elles commenceront avec dix, voire quinze minutes de retard ! Alors, pour ne pas perdre de temps, on prévoit d'arriver au moment où ça commence effectivement. Mais c'est le cercle vicieux : comme tout le monde se dit ça, les réunions commencent de plus en plus tard... »Pour ma part, je ne laisse pas les retardataires se glisser discrètement dans la salle : je les salue courtoisement mais fraîchement en leur disant que nous nous sommes permis de commencer à l'heure, avant de leur résumer en quelques mots les propos déjà tenus. En général, ils arrivent à l'heure la fois suivante.Je lance la réunion par une anecdote pour capter l'attention, à l'américaine, comme le conseillent tous les bons manuels, et comme le fait Luc Tricourt, de la direction de la stratégie chez EDF. « Je trouve toujours un petit mot drôle à dire selon le contexte. Cela détend l'atmosphère et permet de capter l'attention ; ça marche à tous les coups ! » Mais on peut aussi commencer par un chiffre significatif, une statistique étonnante. Ou demander aux gens de voter « pour » ou « contre » une suggestion, une idée, afin de lancer le débat. La méthode George Bush, qui commence toujours par une prière, n'est pas nécessairement la panacée.> 9 h 05 - 9 h 15 : tour de table. Voilà une entrée en matière bien pratique car cela permet d'impliquer les participants dès le début, en les faisant s'exprimer sur leurs attentes. Mais à manier avec précaution : pour éviter que ceux qui parlent en dernier se retranchent derrière ce qui a été dit avant eux, je les invite à être plus précis, à prendre position. J'essaie aussi d'éviter à ce stade que les positions se radicalisent. Et je sollicite les personnes dans un ordre auquel j'ai bien réfléchi. Pas question que le directeur, parlant en premier, inhibe les suivants...> 9 h 15 : introduction. J'explique le cadre et le but de la réunion. Je présente la démarche que nous allons utiliser. Et les règles du jeu : écoute et confidentialité.Le truc de Guislain Lance, responsable clients dans une grande banque française : « Une fois les objectifs définis et acceptés par tous, je les note sur le tableau. Cela évite toute confusion ou digression, car chacun les a sous les yeux. De plus, on laisse rarement écrire une chose mal comprise ou avec laquelle on n'est pas d'accord. Enfin, cela permet au retardataire ou au distrait de savoir où on en est ! Et quand quelqu'un s'écarte du sujet, c'est plus facile de le lui dire en montrant le tableau. »> 9 h 20 : exposé du problème. J'expose la situation en m'appuyant sur la documentation que j'ai apportée, et je recueille les informations en posant des questions. Je fais attention à ce qu'un seul sujet soit traité à la fois. J'évite aussi que des choses qui n'intéressent qu'une ou deux personnes ne prennent trop de temps. Je veille à ce que chacun s'exprime. Bref, je laisse parler les gens tout en étant attentif à ce que le sujet soit respecté !Tanguy Commault, chef de projet à la Sacem : « Mon truc, c'est de faire porter le message par les participants. Je me suis aperçu que l'information passait mieux quand je m'effaçais. Un jour, j'ai assisté à une réunion où l'animateur avait dessiné des bulles au tableau, qu'il avait laissées vides. Une fois l'effet de surprise passé, on a compris qu'il voulait qu'on s'exprime ! »> 9 h 40 : discussion. Le problème clairement posé, je peux lancer la discussion : je présente le premier point à débattre (en posant une question), et je me tais. Si la personne qui a parlé n'est pas claire, je reformule son opinion, cela permet de voir si tout le monde a bien compris. Je n'interviens pas sur le fond de la discussion en ne considérant aucune opinion comme définitive tant qu'elle n'a pas été validée par tous. En aucun cas je ne change d'opinion simplement pour éviter les conflits, ou n'accepte un compromis peu solide. En fait, mon but n'est pas de gommer la diversité des opinions mais d'intéresser tout le monde à l'issue du débat... Une fois le premier point débattu, je formule une conclusion partielle. Le futur compte rendu me sert de prétexte pour formaliser : « Ne passons pas au second sujet avant que vous m'ayez dit ce que je dois noter au tableau en conclusion du premier. »Dans ma préparation, j'ai anticipé les questions « gênantes », et je me suis entraîné à y répondre. « Lorsque quelqu'un me pose une question provocante ou agressive, explique Olivia Morin, chef de produit chez Henkel, je réponds au contenu de la question, mais pas à la provocation elle-même. Et puis je reformule la question d'un ton très neutre, pour faire comprendre à l'agresseur que je considère la question non comme dirigée sur moi mais sur le contenu qui vient d'être évoqué. »> 10 h 15 : conclusion. Je récapitule les principaux points discutés et je dégage :- ce qui est acquis, sans omettre les réserves qui ont pu être apportées ;- ce qui est encore à trancher et reporté à une autre réunion.Je note tout cela sur le tableau. Pour ne pas laisser retomber la dynamique, j'embraye tout de suite sur ce qui est à faire, par qui, et dans quel délai.Pour Anne-Laure Vetter-Gabbara, chef de projet chez France Télécom, la fin de la réunion est extrêmement importante. « Chacun doit repartir avec des points d'action. Dans ma conclusion, je récapitule donc ce que chacun doit faire, et à quelle échéance. C'est à ce stade que l'on sait si la réunion a été efficace. Si les gens en repartent sans nouveau projet, c'est raté. »> 10 h 25 : la réunion est terminée. J'ai fait en sorte qu'elle s'arrête cinq minutes avant l'heure et demie prévue, et chacun en ressort satisfait, avec des projets.

L'après réunion : résumé pour actions

Il faut rédiger aussitôt un compte-rendu avec les points essentiels, et le diffuser rapidement aux personnes concernées.

Je fais aussitôt rédiger le compte rendu. Il n'est pas trop long et rappelle les grandes étapes de la réunion, les décisions qui ont été prises, les points à éclaircir et les missions de chacun. Je le diffuse dès le soir pour que les participants se sentent impliqués. Je le transmets aussi à des personnes susceptibles d'être intéressées mais qui n'ont pas assisté à la réunion.> Les différents types de réunions- La réunion d'informationPour quoi faire ? Je veux transmettre une information ; cette information ne nécessite pas de discussion. La réunion permet d'être sûr que l'information passe bien et est comprise.Comment ? En deux temps : description de la situation ; puis réponse aux questions posées. Il n'y a pas de décision à prendre.- La réunion consultationPour quoi faire ? J'ai besoin de recueillir des informations pour prendre une décision.Comment ? En deux temps : je pose des questions ; les participants répondent. Je prends la décision après la réunion.- La réunion négociation ou décisionPour quoi faire ? J'ai un problème à traiter ; je n'ai pas d'idée préconçue ; je souhaite négocier la solution.Comment ? En trois temps : je pose le problème ; nous discutons ; nous prenons la décision.

L'art et la manière de louper une réunion
> Laisser s'instaurer le bavardage, l'expression d'opinions, les critiques personnelles.
> Manquer au devoir de bienveillance vis-à-vis des participants.
> Prendre parti dans un conflit ou l'expression d'un désaccord.
> Jouer les professeurs, les vedettes, les donneurs de leçons, se mettre en avant ou en valeur.
> Sortir de son chapeau, en fin de réunion, la décision ou la solution qui prouvera aux participants que la rencontre était parfaitement bidon !